Elektronische facturatie (of E-facturatie) via Peppol
Sinds 9 maart 2022 verplicht het koninklijk besluit “E-invoicing” leveranciers om elektronische facturen te versturen aan de overheid volgens de voorwaarden van Peppol. Dat geldt ook voor lokale overheden. Sinds 1 maart 2024 is e-facturatie aan de aanbestedende overheid wettelijk verplicht voor alle overheidsopdrachten en concessies, met een totale waarde hoger dan 3000 euro exclusief BTW.
Hiermee zetten we een belangrijke stap naar de digitalisering en automatisering van facturen.
Peppol is de afkorting van Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een internationaal netwerk om elektronische documenten, zoals e-facturen en e-creditnota’s, uit te wisselen. Het is veilig, snel en geautomatiseerd. Bovendien is het efficiënter, kunnen facturen niet verloren gaan en er is minder kans op fouten en fraude.
Let op: PDF-facturen zijn GEEN e-facturen! Ze worden dus niet aanvaard in e-facturatie.
Hoe werkt e-facturatie?
Je levert elke factuur verplicht aan via Peppol. Toegang krijgen tot het Peppol-netwerk kan enkel via een erkend toegangspunt. In België is dat Mercurius.
Je kan op drie manieren elektronisch facturen aan stad en OCMW Waregem:
Gebruik je geen facturatietoepassing? Of kan je geen e-facturen versturen met je eigen boekhoudpakket? Dan kan je gratis e-facturen versturen via Mercurius.
- Meld je aan op het Mercurius platform met je eID of via itsme
- Klik op ‘Nieuwe factuur aanmaken’ > vul alle gegevens in > klik op ‘ Verstuur’.
- Je kan de status opvolgen in het overzicht.
Werk je met een online facturatietoepassing? De meeste tools kan je koppelen met Peppol.
- Volg de stappen voor jouw toepassing in de handleiding van de Vlaamse overheid Hoe elektronisch factureren?.
- Kan het niet gekoppeld worden? Factureer dan via Mercurius.
Werk je met een boekhoudpakket of ERP-systeem? Koppel dit aan het Peppol-netwerk.
- Volg de stappen in de handleiding van de Vlaamse overheid Je werkt met een ERP-systeem.
- Kan het niet gekoppeld worden? Factureer dan via Mercurius.
Hoe maak je een e-factuur of e-creditnota op?
- Factureer aan de juiste entiteit: Stad Waregem (BE0207433708) of OCMW Waregem (BE0212180570)
- Vermeld het bestelbonnummer in het juiste veld (bestelbonnummer, PO-nummer, ondernummer ...)
- Vermeld het juiste BTW-tarief (of medecontractant ...)
- Vermeld je eigen BTW- en IBAN-nummer
- Geef de datum en een duidelijk omschrijving van de dienst of levering mee.
- Controleer het factuurnummer. Verzend zeker geen verschillende facturen met hetzelfde factuurnummer! Peppol verwerkt dit als dubbele factuur en die worden niet aanvaard.
- Zorg ervoor dat het XML-bestand alle gegevens bevat. Je stuurt best ook nog de originele PDF van de factuur en eventuele bijlages mee bij de e-factuur.
Let op: Verstuur je factuur maar één keer via e-facturactie. Je stuurt ook GEEN kopies op papier of via e-mail. Deze worden niet behandeld.
Heb je vragen of een probleem?
Stuur een mail naar het specifieke mailadres bij stad Waregem (leveranciersstad@waregem.be) of OCMW Waregem (leveranciersocmw@waregem.be).